Een eigen zaak openen is voor veel horecamensen een droom. Maar voor de eerste gast binnenstapt, komt er heel wat administratie bij kijken. Een goede voorbereiding bespaart je later veel stress.
1. Je plan en je cijfers
Begin met een realistisch financieel plan. Hoeveel kost de overname of inrichting, de eerste voorraad, de huur en het personeel? Hoeveel couverts of consumpties heb je per dag nodig om break-even te draaien? Laat je plan nalezen door een boekhouder en bespreek de financiering met je bank. In Vlaanderen kun je bij VLAIO terecht voor informatie over steunmaatregelen.
2. Ondernemingsnummer en btw
Via een erkend ondernemingsloket schrijf je je onderneming in bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. Daar wordt ook je btw-activering geregeld. Kies of je start als eenmanszaak of met een vennootschap; je boekhouder kan je helpen met de keuze.
3. FAVV-toelating of registratie
Wie voedingsmiddelen of dranken verkoopt, moet geregistreerd zijn bij het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV), en voor bepaalde activiteiten een toelating hebben. Je moet ook een autocontrolesysteem hebben voor hygiëne en voedselveiligheid.
4. Vergunningen bij de gemeente
Afhankelijk van je zaak en je gemeente heb je onder meer nodig:
- een vergunning voor het schenken van alcohol, waarbij er aparte regels gelden voor sterke drank;
- een attest of controle over brandveiligheid;
- een terrasvergunning als je buiten wilt zetten;
- eventueel een omgevingsvergunning bij verbouwingen of muziek.
Vraag vroeg na wat jouw gemeente precies vraagt. Sommige procedures duren weken.
5. Kassa en registratie
In de horeca gelden specifieke verplichtingen rond het geregistreerd kassasysteem en de registratie van aanwezigheden van personeel. Laat je goed informeren door de FOD Financiën en je boekhouder over wat voor jouw zaak verplicht is.
6. Verzekeringen
- burgerlijke aansprakelijkheid, ook verplicht in geval van brand en ontploffing voor publiek toegankelijke ruimtes;
- brandverzekering voor gebouw en inboedel;
- arbeidsongevallenverzekering zodra je personeel hebt.
7. Muziek
Speel je muziek in je zaak, dan heb je een licentie nodig via Unisono, het centrale loket voor auteursrechten en naburige rechten.
Neem je tijd
Elke stap is te doen, maar samen is het veel. Werk met een checklist, start op tijd en schakel experts in waar nodig. Beroepsfederaties zoals Horeca Vlaanderen bieden starters vaak extra begeleiding.
